Budgets & Bestellnummern

Was es ist

daagwerk hilft, vereinbarte Budgets im Blick zu behalten – vom einfachen Projekt-Budget bis zur vollwertigen Bestellnummer (Purchase Order).

Projekt-Budgets

Ein Projekt-Budget (in Stunden oder Geld) legst Du beim Projekt an. Die Übersicht aller Budgets findest Du unter Verwalten → Budgets:

• Umschalten zwischen Gauge und Balken sowie Zeit und Geld.
• Filter alle / aktiv / abgelaufen, gespeicherte Suchen.
• Farb-Ampel: grün < 50 % · gelb 51–75 % · rot ≥ 76 %.

Bestellnummern (Purchase Orders)

Für größere oder formellere Kunden sind Bestellnummern ein vollwertiges Budget mit automatischer Zuordnung.

So legst Du eine Bestellnummer an

1. Öffne einen Job oder ein Projekt und wechsle in den Tab Bestellnummern.
2. Neue Bestellnummer – trage ein:
   • Nummer (eindeutig je Account),
   • Budget in Stunden oder Geld (+ Währung),
   • Laufzeit (Start, optional Ende),
   • optional einen Empfänger (intern oder extern) für den Nachweis.
3. Speichern – die Bestellnummer ist aktiv.

Pro Träger (Job oder Projekt) ist immer nur eine Bestellnummer aktiv.

Automatische Zuordnung & Aufteilung

• Buchungen auf einem Job mit aktiver Bestellnummer werden ihr automatisch zugeordnet.
• Sprengt eine Buchung das Budget, wird sie automatisch aufgeteilt: der passende Teil auf die Bestellnummer, der Rest auf eine Nachfolge-PO oder offen.

Status & Lebenszyklus

Eine Bestellnummer ist aktiv, erschöpft, abgelaufen o. Ä. Über die Detailansicht kannst Du sie bearbeiten oder manuell als erschöpft markieren.

Verwaiste Buchungen & Backfill

Buchungen ohne Bestellnummer, obwohl für den Job/das Projekt POs existieren, sind eine „Verhandlungslücke”. daagwerk macht sie über eine ein-/ausblendbare Bestellnummer-Spalte sichtbar.

Über Backfill ordnest Du solche Lücken-Buchungen nachträglich einer Bestellnummer zu – mit Vorschau (Dry-Run) vor dem Anwenden.

Nachweis-Empfänger

Für jede Ebene lässt sich ein Empfänger hinterlegen. Beim Nachweis gilt die spezifischste Quelle:

Bestellnummer → Job → Projekt → Account → Mandant

Überwachung

Erreicht ein Budget 80 %/100 % oder läuft eine Bestellnummer ab, informiert daagwerk automatisch die internen Rollen – siehe Benachrichtigungen.

Tipps & Fallstricke

• Ein Projekt mit Budget darf durchaus Festpreis-Jobs enthalten (feste Kontingente). Pauschalen gehören dagegen eher an den Account.
• Nach dem Anlegen einer Nachfolge-PO die Lücken-Buchungen per Backfill sauber zuordnen.